La gestion des heures avec Microsoft Excel ne sera plus un secret après avoir lu cet article.

Généralités

Lorsque vous saisissez une heure dans Excel (par exemple 8:00), votre cellule se formate automatiquement :

Tuto Excel - Gestion des heures

Derrière cela il y a un double mécanisme automatique : Excel écrit l’équivalent de 8h sur une journée de 24h (soit 8/24), puis applique un format de cellule de type « hh:mm » :

Tuto Excel - Gestion des heures

On s’aperçoit bien que la valeur de la cellule D2 (08:00) est bien égale à 8/24 soit 0,3333333.

Calculs sur les heures

Prenons un exemple simple : Nous souhaitons calculer les heures effectuées au cours d’une semaine. Pour cela, pour chaque jour de la semaine, nous allons saisir :

  • L’heure d’arrivée
  • L’heure de départ
  • Le temps de pause
Tuto Excel - Gestion des heures

L’objectif est donc de pouvoir calculer le temps de travail par jour (en heures et en valeur décimale). Il s’agit d’une simple soustraction : « Heure de sortie » – « Heure d’entrée » – « Temps de pause ». 

Pour transformer les heures en valeurs numériques, il suffit de multiplier les heures par 24 (le nombre d’heures dans une journée) :

Tuto Excel - Gestion des heures

Format de cellule

Si on souhaite faire la somme des heures réalisées, on s’aperçoit que le résultat est de 11h00…

Tuto Excel - Gestion des heures

En fait, la somme nous donne 1,458333 en valeur numérique. Donc, il s’agit de 1,45833 journées ; soit 35 heures (24 + 11 heures). En réalité, Excel « omet » l’entier de 1,45833 et n’affiche que les 11 heures restantes.

Pour pallier à cela, il faut donc modifier le format de la cellule en « [h]:mm » pour que la cellule affiche 35:00.

Tuto Excel - Gestion des heures
Tuto Excel - Gestion des heures

Calculs d’heures sur plusieurs jours

Si dans notre exemple la personne commence à travailler à 23h30 et termine à 6h45 le lendemain, on obtient une cellule avec « ############## » :

Tuto Excel - Gestion des heures

En effet, on a fait 6h45 – 23h30 – 01h00, soit 0,28125 jour – 0,9791667 jour – 0,041667 jour = -0,7395833.

Or, Excel ne peut afficher des heures en négatif… Il faut donc modifier la formule de calcul pour prendre en compte ce cas de figure. Il suffit d’ajouter la valeur 1 (correspondant à une journée) si l’heure d’entrée est supérieure à l’heure de sortie.

On obtient donc la formule :

Tuto Excel - Gestion des heures

Afficher des heures en négatif

Admettons que nous souhaitions calculer l’écart d’heures effectuées par rapport aux temps théorique en affichant les caractères « + » et « – » :

Tuto Excel - Gestion des heures

Il faut effectuer 3 calculs distincts :

  • Est-ce que les heures réalisées sont égales aux heures théoriques ?
  • Est-ce que les heures réalisées sont supérieures aux heures théoriques ?
  • Est-ce que les heures réalisées sont inférieures aux heures théoriques ?

On obtient :

=SI(B3=$C$2;”0:00″;SI(B3-$C$2>0;”+”&TEXTE(B3-$C$2;”hh:mm”);”-“&TEXTE($C$2-B3;”hh:mm”)))

Ici, nous utilisons la fonction TEXTE car en ajoutant les signes « + » et « – », le résultat du calcul est un texte. Il faut donc formater le résultat directement dans la formule.

A cela on ajoute 2 mises en forme conditionnelles pour que le texte change de couleur :

Tuto Excel - Gestion des heures

Conclusion

Une fois que l’on a compris comment fonctionne les heures sous Excel, il est plutôt simple de réaliser des calculs !

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